Effektivisera utan att omorganisera – är det möjligt?

De flesta organisationer, inte bara inom den offentliga sektorn, strävar efter att med så lite resurser som möjligt få bästa möjliga resultat. Ofta leder det till omfattande omorganisationer, som ibland bara reducerar resurserna utan att förbättra resultatet. Det räcker inte heller med att enbart testa olika nya managementmetoder för att nå förbättring. Resultatet blir då oftast att organisationen faller tillbaka i gamla spår igen.

Vad är en effektiv organisation?

Att enbart fokusera på resurser effektiviserar inte en organisation. Det måste även finnas ett fokus på att effektivisera de flöden som finns, bland annat i processer och ärendehanteringar. En effektiv organisation är också en självförbättrande, en lärande, verksamhet. Det ska finnas förutsättningar för att visualisera, analysera och upptäcka förbättringsmöjligheter.

Men hur är det då möjligt med en effektivisering utan omorganisering? Magnus Lord, läkare, civilingenjör, civilekonom och forskare på Handelshögskolan och Niklas Modig, även han forskare på Handelshögskolan och expert på produktionsmodellen Lean, menar att svaret ofta redan finns i organisationen, hos medarbetarna. De som varje dag möter kunder, patienter och brukare, som känner till alla detaljer inom ärendehantering, utredningar och behandlingsprocesser. Att effektivisera behöver därför inte innebära en omorganisation, det räcker med att byta produktionssystem.

Fokusera på människan istället för budgeten

Nyckeln till effektivisering börjar med att fokusera på rätt saker. Inom den offentliga sektorn idag är organisationerna och produktionssystemen ofta byggda utefter organisationens behov och hur den bäst ska sysselsättas. Istället bör fokus flyttas till kunderna eller brukarnas perspektiv, genom att studera deras väg genom vårdapparaten eller hanteringen på en myndighet. Då kan flaskhalsar, ineffektivitet och dåliga flöden synliggöras. Det är därefter organisationens medarbetare som tillsammans bygger de nya, effektiva flödena.

Framtidens offentliga sektor

Inom de organisationer som modellen har prövats har man nått stora framgångar. Det har gett bättre slutresultat, snabbare ärendehanteringar och behandlingsprocesser, och mindre ”merjobb”, som i slutändan har minskat den höga arbetsbördan bland medarbetarna. Modellen har också motiverat och engagerat medarbetare, som då känner sig mer delaktiga i organisationens resultat eftersom de själva har möjlighet att påverka. Med effektiv flödesorientering kan verktygen bland annat vara nya system och visualiseringar, som får organisationen att tillsammans hitta den rätta vägen till målet.