Riskhantering, risk management eller business continuity – kärt barn har många namn. Arbete i projektform har vunnit stor mark de senaste åren, både i form av renodlat projektbaserade organisationer men också inom processorganisationer, där det används t.ex. i samband med produktutveckling, affärsutveckling eller vid implementering av nya system. Vi ser även en trend mot mer omfattande och komplexa projekt, och inte minst i dessa så kallade megaprojekt är systematiskt riskhanteringsarbete ett kraftfullt sätt att spara pengar, optimera innehållet och dessutom säkra att projektet levereras enligt tidplan.

Med utbildningsprogrammet Riskhantering och styrning av projekt vill IFU och programledare Henrik Szentes skapa reflektion kring hur beslut fattas i projektsammanhang, få deltagarna att inse att besluten ytterst handlar om att balansera risk och möjlighet. Målet är att få deltagarna inspirerade och motiverade att använda lärdomarna i sina egna projekt. Nedan presenteras några viktiga aspekter och konkreta tips på hur du och din verksamhet kan jobba smartare med riskhantering i projekt.

Respektera processen – genvägar blir ofta senvägar

Projektriskprocessen handlar om att först identifiera, sedan analysera och slutligen bemöta tänkbara scenarion och händelser. Och det är viktigt att man går igenom alla stegen fullt ut, menar Henrik.

Det finns stor medvetenhet om att man ska identifiera risker i början av ett projekt, men många projekt stannar vid det steget och därmed med generella rubriker så som “förseningar”, “höga kostnader” istället för att definiera tydliga konkreta oönskade händelser (risker). Med väl definierade risker är det möjligt att analysera och därefter ta fram och sjösätta effektiva riskbehandlingsplaner, och dessutom leder ett sådant systematiskt arbetssätt ofta till att nya lösningar och metoder identifieras som i många avseenden är bättre än de ursprungliga – kort sagt: Risker vänds till möjligheter. Ett tips i det sammanhanget är att inte nöja sig med den första lösningen man kommer på, utan istället kartlägga ett antal olika vägar framåt och sen medvetet välja det bästa alternativet!

Alla projektorganisationer består av människor

Projektledning handlar mycket om att fatta beslut, ibland i samråd med en projektstyrgrupp och ofta i samarbete med andra intressenter. För att fatta goda beslut krävs därför insikt både om hur underliggande drivkrafter påverkar hur individer drar slutsatser, såväl som insikt om hur gruppdynamik och kommunikation påverkar besluten. En riktig fallgrop är att utgå ifrån att andra uppfattar risker och åtgärder på samma sätt som vi gör, men det kan se väldigt olika ut, menar Henrik. Vi har olika referensramar och olika uppfattningar av hur man ska jobba i projekt beroende på tidigare erfarenheter och det finns inga absoluta rätt och fel. Kommunikation är avgörande – lägg tid på att prata igenom principer och skapa samsyn. Vad är viktigt för det här projektet? Hur ska vi hjälpas åt att få det att fungera bra för alla parter?

Organisationsstrukturer kan förstås både förhindra och underlätta beslutsfattande, och dessutom påverkas besluten också av den informella organisationskulturen. I vissa organisationer råder en kultur som tillåter att man blottar eventuella osäkerheter, accepterar misstag så länge man lär av dem, och uppmuntrar att man tar hjälp av andra. En sådan kultur skapar förutsättningar för gott förebyggande riskhanteringsarbete, medan en kultur som innebär att man lägger locket på och bannar de som vågar lyfta potentiella problem antagligen kommer att syssla mer med kostsam problemlösning.

Projektstyrning – skapa tydlighet och samsyn

För att komma till samsyn avseende mål och tillvägagångssätt behövs öppenhet och samtal. I mindre, interna projekt där alla redan känner varandra kan denna fas vara ganska snabb avklarad, men i större projekt med många aktörer och intressenter bör man tillsätta en styrgrupp och se till att beställare (och brukare) och projektledaren och projektorganisationen verkligen har samsyn kring såväl syfte och mål projektet som kring hur projektet ska skötas. En del av det arbetat handlar om att tydliggöra hur projektet skall styras, d.v.s. hur mycket befogenhet som delegeras till projektorganisationen respektive vilka beslut som måste förankras i styrgruppen, men också vilket balans mellan kontroll och flexibilitet som skall råda i relationen till externa leverantörer i projektet.


Tre korta tips för smartare riskhantering i projekt

  • Var konkret och tydlig: Tänk på att definiera riskerna tillräckligt konkret och detaljerat för att möjliggöra en god analys av sannolikhet och konsekvenser – kunskap som sen är avgörande för ett effektivt riskbemötande och utveckling av projektplanerna.
  • Välj inte den första lösningen ni kommer på: Ta fram flera möjliga alternativa lösningar innan det läggs för mycket energi på ett visst spår.
  • Satsa på att få till bra kommunikation inom teamet och med övriga intressenter, och diskutera fram en samsyn kring mål och hur projektet skall drivas.

 

Henrik Szentes - programledare för Riskhantering och styrning av projektHenrik Szentes, Ph.D., driver sedan 2010 egen konsultverksamhet med fokus på organisering och ledning av projekt och projektbaserade organisationer. Henrik bedriver också forskning inom samma områden, med särskilt fokus på paradoxer och spänningar. Han har hållit kurser i riskhantering och projektledning sedan 2001 har och nyligen släppt en bok om projektriskhantering: ”Tio klassiska risker i projekt – och hur man vänder risk till möjlighet” (Roos & Tegnér). Henrik är programledare för IFU-utbildningen Riskhantering och styrning av projekt.

 


Vi har tagit fram utbildningen Riskhantering och styrning av projekt för dig som leder stora projekt, som är beställare eller inköpare i projektsammanhang, eller sitter i ledningsgrupp/styrelse för en verksamhet som är starkt beroende av projektleveranser.

(Vid klick kommer du att omdirigeras till www.ifu.se)

Relaterade program